Sở Xây dựng tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước diễn biến thiên tai năm 2026

Trước diễn biến ngày càng phức tạp của biến đổi khí hậu và tình hình thiên tai cực đoan, Sở Xây dựng thành phố Đồng Nai tăng cường các giải pháp bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; chủ động phòng ngừa, ứng phó với các nguy cơ gây hư hỏng, mất mát tài liệu, góp phần bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ và hoạt động của cơ quan, đơn vị.

(Chủ động phòng ngừa nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ)

Thực hiện Văn bản số 5184/SNV-CCHC&VTLT ngày 10/8/2026 của Sở Nội vụ thành phố Đồng Nai về việc tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước diễn biến phức tạp của biến đổi khí hậu và tình hình thiên tai cực đoan năm 2026, Sở Xây dựng yêu cầu các phòng chuyên môn, Cảng vụ Đường thủy nội địa và các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở triển khai các nội dung liên quan đến toàn thể công chức, viên chức, người lao động. 

Sở xác định công tác bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng. Các đơn vị được yêu cầu căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao để chủ động triển khai các giải pháp phòng ngừa, phòng chống và ứng phó với sự cố thiên tai có thể tác động đến kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Trong đó, chú trọng phân công rõ trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện phân cấp, phân quyền theo nguyên tắc “rõ người, rõ việc, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm và rõ kết quả”, bảo đảm chủ động xử lý khi xảy ra các tình huống thiên tai. 

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm được Sở Xây dựng yêu cầu các đơn vị thực hiện là phân loại, xác định những hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị cần ưu tiên bảo vệ, từ đó xây dựng phương án bảo vệ và di dời khẩn cấp khi xảy ra tình huống thiên tai phức tạp.

Bên cạnh đó, Sở yêu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số và số hóa tài liệu lưu trữ nhằm từng bước nâng cao khả năng bảo quản, khai thác và hạn chế nguy cơ mất mát thông tin trong trường hợp tài liệu giấy bị tác động bởi thiên tai. 

Sở Xây dựng giao Phòng Quản lý chất lượng xây dựng chủ trì, phối hợp với Văn phòng Sở tổ chức kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn và khả năng chống chịu của hệ thống kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu. Qua kiểm tra, kịp thời báo cáo, đề xuất sửa chữa, nâng cấp các điểm xung yếu, bảo đảm kho lưu trữ không bị dột, ngập lụt khi xảy ra mưa lũ lớn. 

Đồng thời, Phòng Quản lý kết cấu và an toàn giao thông được giao tham mưu xây dựng, hoàn thiện kế hoạch phòng, chống thiên tai và phương án ứng phó với từng loại hình, cấp độ rủi ro thiên tai; đặc biệt lưu ý các kịch bản bão mạnh, sạt lở đất, mưa lũ lớn cực đoan và ngập lụt vượt lịch sử. Việc ứng phó được thực hiện theo phương châm “bốn tại chỗ”, gồm: chỉ huy tại chỗ; lực lượng tại chỗ; phương tiện, vật tư tại chỗ; hậu cần tại chỗ. 

Văn phòng Sở được giao thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ, chủ động thực hiện các biện pháp chống ẩm mốc, côn trùng và ngăn chặn các nguy cơ gây hư hỏng tài liệu trước tác động của biến đổi khí hậu và thiên tai cực đoan. 

Thông qua việc triển khai đồng bộ các giải pháp, Sở Xây dựng hướng đến nâng cao tính chủ động trong công tác phòng ngừa, ứng phó với thiên tai, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; đồng thời nâng cao trách nhiệm của từng phòng, đơn vị và cá nhân trong việc quản lý, bảo quản tài liệu theo quy định.